Cấp vé điện tử
Hiểu rõ vòng đời vé điện tử, các trạng thái và cách khách nhận vé.
Quản lý danh sách khách
Danh sách khách là nơi bạn làm phần lớn công việc trước sự kiện: thêm khách, soát thông tin, gửi vé và xuất dữ liệu. Đây cũng là nơi bạn quay lại trong và sau sự kiện để kiểm tra ai đã đến.
Tìm kiếm và lọc khách
Phần tiêu đề “Tìm kiếm và lọc khách”Ở thanh công cụ trên cùng của bảng khách, bạn có nhiều cách thu hẹp danh sách nhanh:
- Ô tìm kiếm — gõ tên hoặc email khách. Hệ thống tìm theo cả tên và email, không phân biệt chữ hoa chữ thường.
- Bảng bộ lọc — nút lọc cạnh ô tìm kiếm chứa các bộ lọc còn lại:
- Hạng vé — chọn một hạng vé cụ thể (ví dụ: VIP, Nhân viên, Diễn giả) để chỉ xem khách thuộc hạng đó. Chọn Tất cả để xem lại toàn bộ.
- Trạng thái check-in / check-out — chỉ khách đã vào, chỉ khách còn bên trong hoặc đã ra, v.v.
- Vai trò khách — khách chính hoặc khách đi cùng.
- Ngày tạo — khách được thêm trước hoặc sau khoảng ngày bạn chọn.
- Xác nhận tham dự (RSVP) — nếu bạn đã gửi email hỏi tham dự (xem bên dưới), thu hẹp danh sách theo khách Đã xác nhận, Không tham dự, hoặc Chưa phản hồi.
- Đi cùng với (xem theo đoàn) — chọn một khách và bảng hiển thị cả đoàn: khách chính cùng toàn bộ người đi kèm. Khi chip đoàn đang bật, ô tìm kiếm và các bộ lọc khác nhường chỗ (thu hẹp thêm sẽ giấu mất dòng cha); xoá chip để quay lại danh sách thường.
- Hiện khách đi kèm sinh tự động — dòng người đi kèm không tên bị ẩn khỏi bảng và bản xuất theo mặc định, để các dòng giữ chỗ không làm ngợp danh sách. Bật công tắc này để hiện chúng ra — ví dụ để đặt tên cho người đi kèm — và đưa chúng trở lại bản xuất.
Các bộ lọc có thể dùng kết hợp. Khi bạn xuất danh sách ra tệp, hệ thống chỉ xuất những khách khớp với mọi bộ lọc đang bật — tìm kiếm, hạng vé, xác nhận tham dự, trạng thái check-in/check-out và vai trò — nên tệp khớp đúng những gì bạn đang thấy.
Tùy chỉnh cột hiển thị
Phần tiêu đề “Tùy chỉnh cột hiển thị”Bảng có nhiều cột mặc định (tên, email, hạng vé, số vé, trạng thái mời, check-in, check-out, ngày tạo). Nếu sự kiện của bạn có câu hỏi tùy chỉnh (xem phần bên dưới), mỗi câu hỏi cũng sẽ xuất hiện thành một cột riêng. Các trường thuộc tính cố định mà khách thực sự có — Tổ chức (Organization), Chức danh (Title), Chế độ ăn (Dietary), Người đi cùng (Plus one) — cũng được thêm thành các cột bật/tắt được.
Bấm nút tùy chỉnh (biểu tượng bánh răng cạnh nút Thao tác) để bật/tắt từng cột. Lựa chọn của bạn được ghi nhớ cho sự kiện này, nên lần sau mở ra bảng vẫn giữ nguyên cách hiển thị bạn đã chọn.
Câu hỏi và trường thông tin tùy chỉnh
Phần tiêu đề “Câu hỏi và trường thông tin tùy chỉnh”Mỗi sự kiện cho phép bạn định nghĩa các câu hỏi tùy chỉnh để thu thập thêm thông tin từ khách ngoài tên, email, điện thoại và hạng vé. Có bốn loại câu hỏi:
| Loại | Dùng cho |
|---|---|
| Văn bản ngắn | Tên công ty, chức danh, mã đại lý… |
| Số | Số bàn, số người đi kèm… |
| Chọn một đáp án | Bữa ăn (Thường/Chay), kích cỡ áo… |
| Chọn nhiều đáp án | Phiên muốn tham gia, lĩnh vực quan tâm… |
Mỗi câu hỏi có thể đặt là bắt buộc hoặc tùy chọn. Khi bạn thêm câu hỏi, nó sẽ:
- Xuất hiện như một cột trong bảng khách.
- Xuất hiện như một trường khi bạn thêm hoặc sửa khách thủ công.
- Xuất hiện như một trường trong trình nhập hàng loạt để bạn có thể gán cột tương ứng.
Thêm và sửa khách thủ công
Phần tiêu đề “Thêm và sửa khách thủ công”Để thêm một khách đơn lẻ:
- Bấm nút Thêm khách mời ở góc trên bên phải bảng.
- Điền tên (bắt buộc), email, điện thoại, hạng vé và các câu hỏi tùy chỉnh nếu có.
- Lưu lại. Khách sẽ xuất hiện ngay trong danh sách.
Để sửa thông tin một khách đã có, bấm biểu tượng ba chấm ở cuối hàng khách đó và chọn Sửa. Bạn cũng có thể xoá khách, mở vé online, xem trước vé, tải vé, mở dòng thời gian của khách, check-in/check-out thủ công hoặc huỷ check-in từ cùng menu này.
Người đi kèm trong bảng khách
Phần tiêu đề “Người đi kèm trong bảng khách”Khách mang theo người đi kèm sẽ có chip +N cạnh tên. Bấm chip để mở rộng cả đoàn: người đi kèm hiển thị thành các dòng lồng mirror theo đúng các cột bạn đã bật (tên, email, hạng vé, vé, lời mời, check-in/out, ngày tạo, trường tùy chỉnh) và có đầy đủ menu thao tác trên dòng — sửa, thêm người đi kèm, Zalo, mở/tải/xem trước vé, dòng thời gian, check-in/check-out thủ công, xoá — y như khách chính. Chế độ xem đoàn này cũng có sẵn dưới dạng bộ lọc (xem trên) và đi thẳng vào bản xuất CSV.
Vài hành vi đáng biết:
- Người đi kèm không tên bị ẩn theo mặc định. Những sự kiện chỉ theo dõi số lượng người đi kèm sẽ sinh các dòng không tên; bảng và bản xuất ẩn chúng cho đến khi bạn bật Hiện khách đi kèm sinh tự động. Khi bật, dòng không tên hiển thị “(chưa đặt tên)” để bạn nhận diện và đặt tên.
- Danh tính người đi kèm là tùy chọn. Nếu bạn chỉ theo dõi có bao nhiêu người đi kèm, cứ để trống tên/email/điện thoại — hệ thống tự điền chỗ giữ chỗ “Companion N” ở những nơi bắt buộc phải có danh tính (bảng, trang vé, máy quét).
- Người đi kèm kế thừa câu trả lời tùy chỉnh của khách chính. Người đi kèm sinh tự động và được gắn thêm sẽ sao chép câu trả lời các trường tùy chỉnh của khách chính, nên thông tin của đoàn theo cùng mọi vé.
Sự kiện chỉ đếm số (count-only)
Phần tiêu đề “Sự kiện chỉ đếm số (count-only)”Khi sự kiện được cấu hình người đi kèm walk-in chỉ đếm số, chip +N trở thành huy hiệu tĩnh (không mở rộng — người đi kèm là một con số, không phải dòng). Số lượng vẫn sửa được sau này:
- Thao tác trên dòng Sửa người đi kèm mở một ô nhập số có dấu — số dương thêm bấy nhiêu người đi kèm trống, số âm xoá từ mới nhất lên — kèm xem trước trực tiếp
hiện tại → mới /tối đa(xanh khi thêm, đỏ khi xoá). - Hộp thoại sửa khách cũng có ô nhập này ngay dưới hạng vé; nó áp dụng sau khi lưu các trường, mặc định 0 (giữ nguyên số), và không bao giờ hiện trên dòng người đi kèm.
- Mỗi thao tác là một lần gọi máy chủ nguyên tử, nên việc nhiều tổ chức viên cùng sửa cũng không bao giờ làm hỏng số lượng.
Dòng thời gian của khách
Phần tiêu đề “Dòng thời gian của khách”Dòng thời gian của khách là giao diện kiểm tra cho từng khách. Mở từ menu ba chấm trên hàng khách bằng cách chọn Dòng thời gian (biểu tượng đồng hồ). Nó giúp trả lời các câu hỏi như “email mời đã thực sự gửi đi chưa?” và “khách này đến và rời đi lúc nào?”
Hộp thoại hiển thị một thang cố định sáu bước, luôn hiển thị, mỗi bước được đánh dấu là đã hoàn thành, đang chờ, hoặc chưa được theo dõi:
| Bước | Nội dung hiển thị |
|---|---|
| Đã đăng ký | Lúc khách được thêm vào. |
| Đã gửi email vé | Lúc email mời hoặc vé được gửi, và địa chỉ người nhận. |
| Đã mở vé | Luôn là “Chưa được theo dõi” (xem lưu ý bên dưới). |
| Đã check-in | Lúc khách check-in, và cửa họ dùng. |
| Đã check-out | Lúc khách check-out (chỉ thời gian, không có cửa). |
| Trúng thưởng may mắn | Lúc khách trúng giải, và tên giải thưởng. |
Các bước đang chờ (chưa xảy ra) hiển thị dấu gạch ngang. Nếu một khách có nhiều sự kiện lặp lại, ví dụ nhiều chu kỳ check-in/check-out hoặc trúng thêm giải, một danh sách Hoạt động khác bên dưới thang sẽ hiển thị các sự kiện cũ hơn, theo thứ tự từ sớm nhất.
Mốc thời gian hiển thị theo múi giờ của sự kiện. Hộp thoại chỉ tải dữ liệu khi bạn mở, và kết quả được lưu tạm trong một thời gian ngắn.
Nhập khách hàng loạt
Phần tiêu đề “Nhập khách hàng loạt”Khi bạn cần thêm nhiều khách cùng lúc (ví dụ danh sách từ Excel), hãy dùng trình nhập hàng loạt. Trình này có năm bước và cho phép bạn kiểm tra kỹ trước khi lưu.
- Tải mẫu — Bấm mũi tên nhỏ cạnh nút Thêm khách mời, chọn Nhập bằng CSV. Ở bước đầu tiên, xem kỹ bảng các cột được hỗ trợ (tên là bắt buộc; email, điện thoại, hạng vé, đi-cùng-với và số-người-đi-kèm là tùy chọn). Bấm nút tải mẫu để nhận một tệp mẫu đã có sẵn tiêu đề cột đúng — ba dòng mẫu của nó minh họa đủ mọi kiểu: một khách thường, một khách đi kèm được liên kết, và một khách có số người đi kèm là 2.
- Tải tệp lên — Kéo thả tệp Excel (.xlsx) hoặc tệp văn bản dùng dấu phẩy (.csv) vào vùng tải, hoặc bấm để chọn tệp. Giới hạn dung lượng 5 MB và tối đa 10.000 dòng. Nếu tải thành công, hệ thống báo số dòng và số cột đọc được.
- Gán cột — Hệ thống tự đoán cột nào trong tệp ứng với trường nào (hỗ trợ cả tiêu đề tiếng Việt như “Họ tên”, “Số điện thoại”, “Hạng vé”). Kiểm tra kết quả, sửa lại nếu cần; cột không được gán sẽ liệt kê là “sẽ bỏ qua”. Ngoài các trường cố định, các thuộc tính reserved — Tổ chức, Chức danh, Chế độ ăn, Người đi cùng — và các câu hỏi tùy chỉnh của sự kiện đều có thể là đích gán. Khi sự kiện cho phép người đi kèm và chạy chế độ chỉ-đếm-số, một hộp kiểm chuyển tệp sang người đi kèm chỉ đếm số (không có cột liên kết đi-cùng-với; người đi kèm theo dạng con số) — mặc định bật khi tệp không có cột liên kết, và khóa bật cho sự kiện đã cấu hình chỉ đếm số.
- Kiểm tra và xem cây đoàn — Hệ thống chia dòng thành hai nhóm: hợp lệ (sẽ được nhập) và có lỗi (sẽ bị bỏ qua). Mỗi dòng lỗi đều ghi rõ lý do, ví dụ email sai định dạng, hạng vé không hợp lệ, hoặc thiếu trường bắt buộc. Bảng toàn bộ dòng xem trước đúng những gì lần nhập sẽ tạo: dòng người đi kèm lồng dưới khách chính (giống bảng khách), và cột số lượng nở ra thành các dòng người đi kèm tương ứng. Tệp rất dài thì phần xem trước giới hạn 300 dòng kèm ghi chú cắt ngắn trung thực.
- Nhập — Bấm nút để bắt đầu. Hệ thống nhập theo từng đợt và báo tiến độ. Khi xong, bạn thấy số khách đã nhập, số bị bỏ qua và số gặp lỗi. Những dòng bị bỏ qua kèm lý do chi tiết để bạn biết cần sửa gì.
Bắt đầu từ một tệp — nhập khách vào sự kiện mới
Phần tiêu đề “Bắt đầu từ một tệp — nhập khách vào sự kiện mới”Nếu bạn chưa có sự kiện, trang Sự kiện có thao tác Import guests CSV tạo cả sự kiện lẫn khách từ một tệp duy nhất. Màn hình xem trước suy ra toàn bộ sự kiện từ tệp: tên sự kiện, một câu hỏi tùy chỉnh cho mỗi cột không cố định (Tổ chức, Chức danh, giới tính, … — tạo thành câu hỏi chính thức của sự kiện), một cột hạng vé mà các giá trị khác biệt trở thành hạng của sự kiện (khách không hạng rơi vào mặc định “Regular”, hiển thị ngay trong bản xem trước), hạn ngạch và chế độ người đi kèm, cùng bộ check-in mặc định (một cửa với một máy quét liên kết) — được dựng sẵn cho bạn sau khi khách vào hết. Sự kiện mặc định vào hôm nay, người đi kèm mặc định walk-in, và các tùy chọn ngày, hạng vé, câu hỏi tùy chỉnh gấp sau toggle Tùy chọn nâng cao. Luồng này dùng đúng quy trình nhập an toàn cho người đi kèm như phần nhập trên.
Gửi và gửi lại vé qua email
Phần tiêu đề “Gửi và gửi lại vé qua email”Sau khi khách đã có trong danh sách, bạn có thể gửi (hoặc gửi lại) vé qua email cho họ. Có hai cách để mở cửa sổ gửi:
- Chọn nhiều khách — đánh dấu ô chọn ở đầu từng hàng, rồi bấm nút Gửi N đã chọn. Khi đang có bộ lọc, bạn có thể chọn Chọn tất cả N khách khớp bộ lọc để chọn mọi khách khớp bộ lọc, không chỉ trang hiện tại.
- Gửi cho tất cả — mở menu trên nút Gửi vé, chọn Gửi vé qua email (N).
Cửa sổ gửi hiển thị sẵn số người nhận, trong đó có bao nhiêu khách sẽ nhận vé lần đầu và bao nhiêu khách sẽ nhận vé gửi lại, để bạn dễ kiểm soát trước khi xác nhận. Bạn cũng có thể dùng các chip hạng vé ở đầu cửa sổ để thu hẹp phạm vi gửi theo một hạng vé cụ thể.
Gửi ngay hay lên lịch gửi
Phần tiêu đề “Gửi ngay hay lên lịch gửi”Trong cửa sổ gửi, bạn có hai lựa chọn:
- Gửi ngay — thư được đưa vào hàng chờ và gửi đi ngay sau khi bạn xác nhận.
- Lên lịch — bạn chọn một thời điểm trong tương lai, hệ thống sẽ tự động gửi đúng giờ đã hẹn. Lịch gửi có thể được huỷ trước khi đến giờ gửi nếu bạn thay đổi ý.
Khi chọn lên lịch, hãy nhập đúng ngày và giờ muốn gửi (định dạng 24 giờ). Nút Lên lịch gửi chỉ bật khi thời gian bạn chọn nằm ở tương lai. Sau khi lên lịch thành công, bạn sẽ thấy thông báo xác nhận và có thể đóng cửa sổ — việc gửi sẽ diễn ra tự động.
Chọn mẫu email
Phần tiêu đề “Chọn mẫu email”Nếu sự kiện của bạn có nhiều mẫu email lời mời, cửa sổ gửi sẽ hiển thị một dải các thẻ mẫu để bạn chọn. Mỗi thẻ cho thấy tên mẫu, dòng tiêu đề thư và ảnh xem trước. Bấm vào một thẻ để chọn mẫu đó; bấm lại để bỏ chọn và dùng mẫu mặc định.
Nếu chỉ có một mẫu, cửa sổ sẽ ghi rõ tên mẫu đang được dùng mà không cần bạn chọn.
Tên và địa chỉ người gửi
Phần tiêu đề “Tên và địa chỉ người gửi”Mỗi email lời mời sử dụng tên người gửi (dòng hiển thị bên cạnh địa chỉ trong hộp thư của khách) và một địa chỉ gửi. Hai thông số này được cấu hình ở cấp sự kiện và mẫu email, không phải ở cửa sổ gửi:
- Tên người gửi — ví dụ tên sự kiện hoặc tên ban tổ chức. Khách nhìn thấy tên này trước khi mở thư.
- Địa chỉ gửi — bao gồm một tiền tố (phần trước dấu @) và một tên miền gửi đã được xác minh. Việc xác minh tên miền giúp email đến hộp thư chính của khách thay vì bị đánh dấu là thư rác.
Khi bạn cấu hình tên người gửi và tên miền gửi trong phần thiết lập sự kiện hoặc mẫu email, mọi thư gửi đi từ sự kiện đó (kể cả thư gửi ngay và thư lên lịch) sẽ tự động áp dụng cùng một cấu hình này.
Gửi cho danh sách lớn
Phần tiêu đề “Gửi cho danh sách lớn”Khi số người nhận từ khoảng 100 khách trở lên, thao tác gửi sẽ chạy ở chế độ nền để bạn không phải giữ mở cửa sổ:
- Cửa sổ hiển thị cảnh báo số lượng lớn và yêu cầu bạn nhập đúng số người nhận vào ô xác nhận rồi mới cho phép gửi, nhằm tránh nhầm lẫn khi gửi diện rộng.
- Sau khi xác nhận, hệ thống bắt đầu gửi theo từng đợt. Cửa sổ hiển thị thanh tiến độ và số lượng đã gửi trên tổng số (ví dụ “Đã gửi 320/1.200”).
- Bạn có thể đóng cửa sổ trong khi đang gửi — việc gửi tiếp tục ở chế độ nền và không bị gián đoạn.
- Khi gửi xong, một bảng kết quả cho thấy số đã gửi thành công và số thất bại (nếu có).
Theo dõi lịch sử gửi
Phần tiêu đề “Theo dõi lịch sử gửi”Mỗi lần gửi (gửi ngay, gửi lại hoặc gửi theo lịch) đều được ghi lại vào lịch sử gửi email của sự kiện. Bạn có thể xem:
- Ngày và giờ gửi, mẫu email đã dùng.
- Số người nhận, số đã gửi thành công và số thất bại.
- Trạng thái từng đợt: chờ gửi, đang gửi, hoàn thành hoặc đã huỷ.
- Danh sách khách cụ thể trong từng đợt kèm trạng thái gửi cho từng người.
Khi mở lại cửa sổ gửi, hệ thống cũng hiển thị một dòng tóm tắt lần gửi gần nhất (ngày gửi, mẫu đã dùng, số lượng) để bạn dễ nắm bắt tiến độ.
Xem chi tiết hơn về quy trình cấp vé và các trạng thái vé tại trang Cấp vé điện tử. Để biết cách nhắc nhở khách trước sự kiện và cảm ơn sau sự kiện, xem Nhắc nhở trước sự kiện và Email sau sự kiện.
Hỏi khách xác nhận tham dự (RSVP)
Phần tiêu đề “Hỏi khách xác nhận tham dự (RSVP)”Ngoài việc gửi vé, bạn có thể hỏi khách một câu đơn giản trước sự kiện: bạn có tham dự không? Mỗi khách nhận được email có nút Có / Không mở trang RSVP cá nhân có chữ ký — khách không cần đăng nhập. Khách có thể đổi câu trả lời cho đến khi sự kiện bắt đầu, và câu trả lời mới nhất luôn được ghi nhận.
- Tạo (hoặc chọn) một mẫu email thuộc loại Hỏi tham dự (RSVP) — xem Mẫu email. Chưa có mẫu nào thì chưa gửi được.
- Trong danh sách khách, mở menu trên nút Gửi vé và chọn Gửi email hỏi tham dự.
- Chọn mẫu, xem lại số người nhận, rồi xác nhận. Giống như gửi vé, khi số lượng lớn bạn phải nhập đúng số người nhận thì mới gửi được.
Đợt gửi nhắm chính xác những gì bạn đang thấy: các hàng đã chọn nếu bạn đã chọn khách, nếu không thì mọi khách khớp bộ lọc hiện tại. Cũng như gửi vé, email hỏi tham dự chỉ gửi ngay, chạy nền theo từng đợt, và được ghi vào lịch sử gửi email.
Tải vé của khách về máy
Phần tiêu đề “Tải vé của khách về máy”Mỗi khách có vé điện tử sẽ có một vé dạng hình ảnh (PNG) chứa mã QR. Bạn có thể tải về theo hai cách:
- Tải vé một khách — mở menu ba chấm ở cuối hàng khách, chọn Tải vé. Vé mở ra trong cửa sổ mới; bạn có thể lưu lại.
- Tải nhiều vé cùng lúc — bấm nút Thao tác, chọn Tải tất cả vé. Nếu đang chọn hàng, tệp ZIP chứa đúng những vé đó; nếu chưa chọn hàng nào, hệ thống thu thập mọi khách khớp bộ lọc hiện tại và gói vé của họ lại.
Tải ảnh mã QR
Phần tiêu đề “Tải ảnh mã QR”Hai tùy chọn trong menu Thao tác xuất mã QR thô thay vì vé thiết kế — hữu ích khi bạn tự lo phần in:
- Tải ảnh QR (Download QR images) — render ngay trên trình duyệt và gói mã QR vé của mọi khách thành PNG 1024px sẵn sàng in (mức sửa lỗi cao) trong một tệp ZIP có ngày. Nó theo cùng quy tắc chọn như tải vé (toàn bộ → đang chọn → khớp bộ lọc → trang hiện tại) với giới hạn 300 khách tương tự, và ghi lỗi nếu có vào tệp
errors.txttrong ZIP. - Xuất tất cả mã QR (Export all QR codes) — xuất phía máy chủ cho mọi khách, không cần chọn, không giới hạn, dựng cho sự kiện đông. Trang sẽ theo dõi tiến độ và tự tải ZIP về khi hoàn tất; mỗi sự kiện chạy một lần xuất tại một thời điểm (bấm lần nữa sẽ nối vào job đang chạy), và một job đình trệ sẽ tự hết hạn thay vì chặn các lần xuất mới.
Xuất toàn bộ danh sách khách
Phần tiêu đề “Xuất toàn bộ danh sách khách”Khi bạn cần sao lưu, báo cáo hoặc xử lý danh sách khách ở ngoài hệ thống, hãy dùng chức năng xuất:
- (Tuỳ chọn) Dùng ô tìm kiếm, bộ lọc hạng vé hoặc bộ lọc xác nhận tham dự để thu hẹp phạm vi xuất.
- Bấm nút Thao tác.
- Chọn Xuất.
- Tệp sẽ tự động tải về máy với định dạng bảng tính.
Các thao tác hàng loạt khác
Phần tiêu đề “Các thao tác hàng loạt khác”Khi bạn đã đánh dấu chọn nhiều khách bằng ô chọn ở đầu hàng, các nút sau xuất hiện:
- Gửi thư mời đến N khách đã chọn — gửi vé qua email cho nhóm đã chọn.
- Xoá N khách — xoá cùng lúc nhiều khách. Một hộp xác nhận sẽ liệt kê những khách sắp xoá để bạn soát lại trước khi xác nhận.
Bước tiếp theo
Phần tiêu đề “Bước tiếp theo”Sau khi danh sách khách đã sẵn sàng và vé đã được gửi, bước tiếp theo là đảm bảo nhân viên quét vé đã được thiết lập và hướng dẫn.
Xuất dữ liệu CSV
Tất cả lựa chọn xuất dữ liệu khách và check-in sau sự kiện.
Quản lý nhân viên
Thiết lập tài khoản và phân quyền cho nhân viên quét vé tại cửa.